Udane wydarzenie plenerowe powstaje na długo przed pojawieniem się pierwszych uczestników. Pierwszym rozsądnym krokiem jest doprecyzowanie tego, dla kogo przygotowywane jest spotkanie i co ma ono osiągnąć, a dopiero później przechodzić do atrakcji, cateringu i scenariusza Inaczej planuje się kameralne spotkanie pracowników, dlatego kopiowanie gotowego schematu rzadko jest najlepszym punktem wyjścia. Dobrze przygotowane założenia pozwalają sprawniej porównywać dostępne możliwości a zespół przygotowujący wydarzenie może podejmować decyzje w przewidywalnej kolejności.
Dobry piknik zaczyna się od właściwych pytań
Łatwo rozpocząć przygotowania od przeglądania urządzeń, konkursów i pokazów, choć znacznie ważniejsze jest ustalenie profilu uczestników. Gdy wydarzenie ma charakter rodzinny, program powinien łączyć aktywności dla dorosłych oraz młodszych uczestników. W wydarzeniu nastawionym przede wszystkim na integrację większe znaczenie mogą mieć zadania wymagające współpracy. Celem nie powinno być wykorzystaniu jak największej liczby dostępnych możliwości, lecz na dopasowaniu programu do ludzi, którzy rzeczywiście będą z niego korzystać.
Warto także ustalić proporcję dorosłych i dzieci, możliwości parkingowe oraz to, czy uczestnicy mają podążać za scenariuszem, czy korzystać z atrakcji we własnym tempie. Od takich danych zależy wiele dalszych decyzji organizacyjnych ponieważ charakter grupy wpływa na dobór programu. Jeśli brief jest aktualizowany dopiero tuż przed wydarzeniem, część wcześniejszych decyzji może przestać do siebie pasować.
Teren pikniku to nie tylko trawa i wolna przestrzeń
Atrakcyjny teren nie zawsze jest dobrym miejscem na piknik. Przed podpisaniem ustaleń dotyczących terenu warto sprawdzić powierzchni potrzebnej do ustawienia poszczególnych stref, a także możliwości przygotowania cateringu. Pozornie niedroga lokalizacja może wymagać dodatkowego zaplecza, które zmieni rzeczywisty koszt wydarzenia Trzeba przewidzieć też rozmieszczenie stref w taki sposób, aby uczestnicy przemieszczali się naturalnie.
Funkcjonalny układ pikniku powinien łączyć obszar aktywności, wypoczynku oraz obsługi technicznej. Poszczególne atrakcje mogą potrzebować dostępu do zasilania, dlatego planowanie ustawienia wszystkiego „na miejscu” może prowadzić do konfliktów przestrzennych. Przy większym wydarzeniu z wieloma aktywnościami, trzeba ograniczyć wzajemne zakłócanie się poszczególnych punktów programu. Najlepsza logistyka pozostaje dla gości niemal niewidoczna podczas gdy obsługa może sprawnie realizować swoje zadania.
Jak wybierać wykonawcę pikniku i porównywać oferty?
Na etapie rozeznania rynku osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę firma organizująca pikniki firmowe, a kolejnym krokiem staje się zestawienie różnych ofert. Samo zestawienie cen mówi niewiele, jeśli nie uwzględnia najniższej ceny. Trzeba sprawdzić, jakie elementy są rzeczywiście zawarte w wycenie takie jak obsługa techniczna, koordynacja wydarzenia czy zabezpieczenie pogodowe. Koszt końcowy zależy nie tylko od ceny podstawowej, ale także od elementów pozostających po stronie zamawiającego.
Przy większej liczbie usług trzeba jasno określić, kto koordynuje całość. Jeżeli catering, scena, atrakcje i infrastruktura pochodzą od różnych dostawców, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Bez takiego ustalenia łatwo o problemy z dostępem do terenu. Wzrost skali wydarzenia zwiększa znaczenie koordynacji dlatego warto wcześniej ustalić osobę decyzyjną po obu stronach.
Co zrobić, gdy dzień pikniku nie przebiega zgodnie z założeniami?
Nawet bardzo dokładnie przygotowana impreza plenerowa może zostać wystawiona na próbę przez pogodę lub opóźnienia. Dlatego plan awaryjny nie jest dodatkiem przygotowywanym w ostatniej chwili, lecz integralną częścią całego projektu. Trzeba ustalić, co stanie się z programem przy silnym wietrze, a także gdzie uczestnicy mogą się schronić.
Praktyczne zabezpieczenie wydarzenia uwzględnia ponadto opóźnienie dostawy. Nawet najlepszy harmonogram nie usuwa wszystkich niepewności, ale można przygotować procedury ograniczające skutki najczęstszych problemów. Duże znaczenie ma przygotowanie listy kontaktów do wszystkich ekip. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast krążyć pomiędzy kilkoma wykonawcami.
Udane wydarzenie nie wynika automatycznie z liczby zamówionych elementów. Znacznie ważniejsze są dopasowanie programu do uczestników, koordynacja wykonawców i gotowość na zmianę warunków. Najlepszym efektem logistycznym jest sytuacja, w której uczestnik nie musi zastanawiać się, jak działa wydarzenie a osoba odpowiedzialna po stronie firmy nie spędza całego dnia na gaszeniu problemów.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Artykuł Sponsorowany+